Az asszisztens végigkérdezi, kiről van szó, mit szeretne és mikor érne rá. Elmondja a folyamatot, az árat és a várakozási időt, majd kész jelentkezésként adja át a csapatának. Este tizenegykor is.
Egy magánrendelőben a jelentkezés előtt tisztázni kell, kiről van szó, hány éves, mit szeretne, mit csináltak már, és belefér-e a rendelő profiljába. Ezt most emberek csinálják, üzenetenként.
„Kiről van szó?” „Hány éves?” „Mit szeretne pontosan?” „Volt már máshol?” Négy nap alatt, három szünettel.
Aki este tizenegykor rászánta magát, reggelre sokszor már máshova is írt. Az azonnali visszajelzés a döntés pillanatában számít.
Nem tudta, hogy több alkalmas a folyamat. Nem tudta, hogy hetekig kell várni. A csalódás a recepción csattan.
Nem vizsgálnak ilyen korosztályt, vagy nem ezt csinálják. Ez az első percben kiderülhetne, mégsem derül ki.
Ez is üzenetváltás, és általában akkor jön, amikor a legkevésbé ér rá vele foglalkozni valaki.
Kiről van szó, hány éves, mi a kérdés, volt-e már máshol, van-e korábbi papír. Barátságosan, nem kérdőívszerűen.
Ha nem esik bele a profiljukba vagy a korosztályba, ezt rögtön elmondja, és ha tud, más irányt javasol. Senki nem vár feleslegesen napokat.
Elmondja, hány alkalmas a folyamat, mennyibe kerül, és mennyi most a várakozási idő. Aki ezután is jelentkezik, az tudja, mibe fog.
Kész jelentkezésként küldi a csapatnak: név, elérhetőség, kit érint, mit kér, mikor érne rá. Nem nulláról kezdik a visszahívást.
Ahol nincs online naptár, és rendelőben gyakran nincs, ott az asszisztens nem foglal a saját feje után. Összeszedi az adatokat, és jóváhagyásra küldi. Így is elmarad az oda-vissza írogatás.
Egy jelentkezési beszélgetés könnyen átcsúszik olyan területre, ahol egy asszisztensnek nincs helye. Ezért írásban rögzítjük, meddig mehet el.
Ennyi. Nem kérdez tünetlistát, nem kér diagnózist, nem kér leletet.
Krízisre utaló jelzésnél megadja a Lelki Elsősegély Telefonszolgálat ingyenes, 0 és 24 óra között hívható számát (116-123), és jelzést küld a rendelőnek.
Az egész kérdezz-felelek egyben lezajlik, éjjel is. A kolléga már kész adatlappal hív vissza.
Aki nem esik bele a profiljukba, azt az asszisztens elmondja neki azonnal, nem három nap múlva, ember idejéből.
Aki előre tudja, hogy három alkalom és hat hét várakozás, az nem az első alkalom előtt mondja le.
A megkeresések nagy része munkaidőn kívül érkezik. Eddig ezek reggelig vártak, vagy máshol kötöttek ki.
A rutin adatfelvétel magától megy. Az emberei arra figyelnek, aki bent ül.
Havonta megkapják, mit kérdeztek a legtöbbször és hol hagyták abba a jelentkezést. Ebből kiderül, mit érdemes változtatni.
Éppen ezért van értelme. Nem több érdeklődőt ígérünk, hanem kevesebb emberi munkát ugyanannyi megkeresésre, és jobb minőségű jelentkezőket. Ha tele a naptár, az a kérdés, hogy kik ülnek benne, és mennyi időbe került őket beültetni.
Erre külön figyelünk. Az asszisztens hangnemét Önökkel közösen állítjuk be: rövid, nyugodt, ígérgetés nélküli mondatok. És ha valaki emberrel akar beszélni, egyetlen mondat után átadja. A tapasztalat az, hogy sokan éppen azért írnak éjjel, mert még nem akarnak telefonálni.
Nem értékeli és nem kommentálja. Megköszöni, elmondja, hogy ezt szakember tudja megítélni, és a jelentkezés felé tereli. A leírt szöveget ugyanúgy átadja Önöknek, mint bármely más üzenetet, de nem von le belőle következtetést.
A legtöbb rendelőnek nincs, és nem is baj. Ilyenkor az asszisztens nem foglal, hanem kész jelentkezést készít, és azt küldi el Önöknek: e-mailben, táblázatba vagy amibe kérik. A visszahívás így is sokkal gyorsabb.
Bevezetés 250 000 Ft-tól, utána 25 000 Ft/hó. A havi díj tartalmazza a működtetést, a felügyeletet és a finomhangolást. Az indulás általában három hét, és Önöktől összesen két óra kell hozzá. A pontos összeget a bemutatón mondjuk el, az Önök esetére szabva, a nagyságrendet viszont előre tudja. A feltüntetett árak alanyi adómentesség miatt áfát nem tartalmaznak.
Szerződésben szerepel, mire nem térhet ki. Nem ígéret, hanem vállalás.
Adatfeldolgozói szerződés, EU-n belüli tárolás. Egészségügyi adatot szándékosan nem gyűjt.
Végigmennek a nehéz eseteken, és amit nem fogadnak el, azt átírjuk. Csak jóváhagyás után élesítünk.
15 perc videohívás. Végigvesszük, hogyan zajlik most a jelentkezés, és megmutatjuk, hogyan nézne ki az asszisztenssel. Ha nem éri meg Önöknek, azt is megmondjuk.
Egy munkanapon belül keressük egy időpont-javaslattal.